Může výbor základní organizace kontrolní komisi (všichni jsme členové ZO) zakázat kopírovat dokumenty a pořizovat fotodokumentaci? Objevilo se toto ve směrnici s odkazem na GDPR.V závazku mlčenlivosti, který po nás chtějí podepsat, máme také možnost pouze nahlédnout do dokumentů, které si vyžádáme pro kontrolu. Výstupem kontroly jsou zápisy, které zpracovávám na svém zahesleném PC a z nichž dále vypracuji zprávu pro shromáždění členské základny. Lze toto zakázat a podmínit podpisem závazku mlčenlivosti předkládání podkladů ke kontrole? Nevím jak máme postupovat dál, abychom naplnili funkci kontrolní komise. Poraďte mi, prosím.
Odpověď:
Dobrý den,
dle příslušných ustanovení občanského zákoníku kontrolní komise dohlíží, jsou-li záležitosti spolku řádně vedeny a vykonává-li spolek činnost v souladu se stanovami a právními předpisy, nesvěří-li jí stanovy další působnost. Zjistí-li kontrolní komise nedostatky, upozorní na ně statutární orgán, jakož i další orgány určené stanovami. V rozsahu působnosti kontrolní komise může její pověřený člen nahlížet do dokladů spolku a požadovat od členů dalších orgánů spolku nebo od jeho zaměstnanců vysvětlení k jednotlivým záležitostem. Z uvedeného je evidentní, že aby kontrolní komise mohla řádně plnit svou funkci, jsou její členové oprávněni nahlížet do dokumentů spolku. Stanovami a vnitřními předpisy spolku lze stanovit působnost komise a tedy i určitá omezení, například, že kontrola a nahlížení do dokumentů probíhá pouze v sídle spolku, dokumenty se nesmějí kopírovat atd. Nicméně tato omezení nikdy nesmějí směřovat k omezení výkonu kontroly. Pak by samotná kontrolní komise postrádala smysl. Nařízení GDPR je určeno ze své podstaty k ochraně osobních údajů, tedy s ohledem na tuto ochranu si lze představit například zákaz kopírování a „vynášení“ dokumentů, které obsahují osobní údaje členů atd. Což však rozhodně nebrání kontrolovaný dokument anonymizovat (odstranit osobní údaje) a v této podobě předložit členské základně v rámci kontrolní činnosti komise. Omezení činnosti kontrolní komise obhajované GDPR by mělo směřovat pouze k nakládání s osobními údaji.
AK Mgr. Alena Hájková