Dobrý den, ráda bych se zeptala, jak postupovat při změně názvu spolku vůči partnerům, úřadům a dalším subjektům v mezidobí mezi schválením změny názvu spolku (a související změnou stanov) nejvyšším orgánem spolku do doby právní moci rozhodnutí rejstříkového soudu a zápisu nového názvu do spolkového rejstříku.
1. Jaký název v mezičase používat na nově vystavených smlouvách a fakturách? (Je totiž stále možné, že soud změnu názvu neschválí anebo se schválení protáhne)
2. Kdy hlásit změnu názvu úřadům (SSSZ, FÚ, ŽÚ apod.?) - do 15 dnů od rozhodnutí o změně názvz nebo až ve lhůtě po zápisu do rejstříkového soudu (tj. stejný problém, co když soud změnu nepotvrdí)
Předem děkuji a zdravím!
Odpověď:
Předesíláme, že se nechceme na tomto místě věnovat rozboru právní povahy zápisu názvu spolku ani vymezení přesného okamžiku, kdy ke změně názvu skutečně dochází (jestli momentem rozhodnutí příslušného spolkového orgánu nebo až okamžikem zápisu do spolkového rejstříku), soustřeďujeme se dále na praktické souvislosti užívání nového názvu spolku po jeho změně, když předpokládáme, že především k nim dotaz směřuje. V uvedeném případě doporučujeme (nejen) z opatrnosti používat původní název spolku až do okamžiku, kdy rejstříkový soud zapíše název nový. Naše doporučení vychází předně z toho, že neuvedení nového názvu, byť v době, kdy již probíhá řízení o změně zápisu ve spolkovém rejstříku, samo nezpůsobí neplatnost dokumentu (rozuměj smluvní dokumenty, úřední listiny a komunikace, v nichž a v souvislosti s nimiž jsou užívány identifikační údaje spolku) nebo jednání spolku, protože zpětně lze prokázat, že na dokumentu je uvedený dříve užívaný název daného spolku a spolek je vždy identifikovaný souborem údajů - IČO, sídlo, zastupující osoba, nikoliv jen názvem. Naproti tomu, uvedení nového názvu dříve, než je zveřejněn ve spolkovém rejstříku, je matoucí pro smluvního partnera nebo jiný subjekt, se kterým probíhá jednání nebo komunikace, a může si proto vyžádat zdlouhavé vysvětlování a dokazování (listinami o rozhodnutí o změně názvu). Pro setrvání u původního názvu až do zápisu změny v rejstříku podle nás hovoří i to, že do vydání usnesení o povolení změny zápisu ve spolkovém rejstříku je stále možné, že rejstříkový soud z nějakého důvodu zápis změny názvu neprovede (např. rozhodnutí o změně názvu nebylo učiněno v souladu se stanovami, chybí splnění některé náležitosti názvu spolku) a dokumenty, ve kterých byl již nový název uvedený, by pak bylo nutné revidovat. Považujeme tedy za praktičtější užívat (samostatně) nový název spolku v dokumentech o činnosti spolku a v komunikaci s úřady až od okamžiku, kdy je zveřejněna změna ve spolkovém rejstříku, protože tento postup s sebou nese méně potencionálních rizik.
Uvedené státní orgány čerpají údaje přímo z veřejného rejstříku a není třeba jim tuto změnu samostatně hlásit. Změna se po zápisu promítne do jimi užívaných systémů automaticky.
AK Mgr. Alena Hájková