Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon“) stanoví povinnosti tzv. původcům dokumentů. Původcem je každá osoba (fyzická i právnická), z jejíž činnosti dokument vznikl. Za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje nejen dokument vytvořený původcem, ale také dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán.
Spolek (zapsaný spolek podle občanského zákoníku) je právnická osoba, proto i na něj v určité míře dopadají povinnosti uložené Zákonem.
Obecně je možné povinnosti podle Zákona shrnout do tohoto krátkého výčtu:
- uchovávat,
- evidovat
- skartovat.
Než se ponoříme do podrobností zákonné úpravy, považuji za důležité předeslat, že s ohledem na účel Zákona se dá říci, že s velikostí právnické osoby roste i význam toho, aby důsledně dodržovala své archivační povinnosti. Při plnění povinností dle Zákona proto vždy nastavujte míru pravidel archivace i s ohledem na to, jakou porci administrativy je reálné a smysluplné v rámci činnosti spolku zvládnout.
A teď už podrobněji k povinnostem, které Zákon ukládá:
1. Základní typy dokumentů, které spolek musí uchovávat
a) Zakladatelské a statutární dokumenty
Uchovávají se trvale:
• stanovy spolku (včetně všech změn),
• zakladatelské právní jednání,
• rozhodnutí o vzniku a zániku spolku,
• zápisy ze členských schůzí a jednání statutárních orgánů,
• volby a odvolání orgánů spolku.
b) Dokumenty o činnosti spolku
Uchovávají se zpravidla 10 let (někdy déle):
• výroční zprávy,
• zprávy o činnosti,
• projektová dokumentace,
• smlouvy o spolupráci,
• rozhodnutí orgánů spolku.
c) Ekonomické a účetní dokumenty
Podléhají jak archivnímu zákonu, tak zákonu o účetnictví:
Dokument Doba uchování
účetní závěrky 10 let
účetní doklady 5 let
mzdové listy 30 let
daňové doklady 10 let
Po uplynutí lhůt je potřeba dokumenty skartovat s tím, že o skartaci je pořízen záznam. Aby bylo možné dodatečně doložit kdy a které dokumenty byly skartovány.
d) Dokumenty o členech a zaměstnancích
• přihlášky členů,
• evidence členů,
• pracovní smlouvy (pokud existují),
• dohody o provedení práce / pracovní činnosti.
Doba uchovávání se řídí v základu obecně platnými právními předpisy na ochranu osobní údajů (uchovávat jen po nezbytnou dobu) a interními pravidly, které má spolek pro uchovávání těchto dokumentů stanovené.
2. Povinnost skartačního řízení (čím větší je Váš spolek, tím přesněji si nastudujte a následujte to, co Zákon o skartačním řízení stanoví)
Stručné shrnutí podle zákona:
• spolek nesmí dokumenty svévolně likvidovat,
• dokumenty se vyřazují pouze ve skartačním řízení,
• významné dokumenty mohou být převzaty státním oblastním archivem.
Skartační řízení se provádí:
• podle skartačního plánu,
• ve spolupráci s příslušným státním archivem (dle sídla spolku).
3. Musí mít spolek spisový a skartační řád?
Ano, v přiměřeném rozsahu.
Zákon výslovně říká, že:
• původce dokumentů má upravit nakládání s dokumenty,
• u malých spolků postačí zjednodušený spisový a skartační řád (zejména pokud v souvislosti s činností vzniká větší objem dokumentů pravidelně nebo opakovaně a je větší počet lidí, kteří s dokumenty nakládají).
Spisový a skartační řád obvykle obsahuje informace o tom:
• jaké dokumenty vznikají,
• kde a jak se archivují,
• jak dlouho se uchovávají,
• jak se vyřazují.
Shrnutí
Spolek má obecně povinnost:
- uchovávat dokumenty o svém vzniku, řízení a činnosti,
- archivovat účetní a personální dokumentaci po zákonné lhůty,
- nezničit žádné dokumenty bez skartačního řízení,
- mít alespoň základní pravidla pro evidenci a archivaci dokumentů.
Při likvidaci spolku už neplatí obecně povinnost předložit soupis dokumentů likvidovaného spolku místně příslušnému oblastnímu archivu a požádat jej o vyjádření, které dokumenty si převezmou k archivaci. Pokud to uděláte, oblastní archiv určí, které dokumenty (z výčtu, který jim pošlete) mají být předány k archivaci do jeho sbírek. Dokumenty v archivu případně poslouží k mapování činnosti spolků v minulosti a dalšímu bádání, pokud jste přesvědčení, že máte dokumenty, o které by archiv mohl mít zájem (třeba i fotky, časopisy), nabídněte je k archivaci.
Pro dokumenty z činnosti spolku po zániku spolku pak platí, že je povinen zajistit jejich archivaci likvidátor, a to na dobu deseti let od zániku spolku (viz § 158a odst. 3 věta druhá zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů).
AK Mgr. Alena Hájková