Dobrý den,
Ráda bych se zeptala na to, zda na dokumentech přikládaných k formuláři hlášení změn jako přílohy dosvědčující dané skutečnosti (např. zápisy z VH, jmenovací dekrety apod.) musí být autorizované podpisy, nebo postačí obyčejné? Nebo snad musí VH probíhat rovnou za účasti notáře (jak to mají s.r.o.)? Nikde to nemohu nalézt. V textu mám některé další dílčí otázky.
Chystáme se totiž provést změnu názvu, stanov a pravděpodobně i převolení členů výboru našeho sdružení (nově spolku). Pročetla jsem si podrobně řadu podkladů, ze kterých jsem vyrozuměla následující postup:
1. krok:
Nejprve bychom měli svolat valnou hromadu, která schválí příslušné změny. Nesmíme zapomenout, aby též určila osobu, která provede (nahlásí) zápis změn v rejstříku (budu to asi já, neboť mám datovou schránku díky níž se to zjednoduší, nemusím formulář tisknout a běžet s ním na matriku....).
Otázka: Zápis z VH podepisuje jen nově zvolené vedení nebo staré, nebo obě? A obyčejně nebo ověřeně? Musí být podpisy ve stejný den? A v jaké lhůtě ode dne konání VH?
2. krok:
Vyplním k tomu určený formulář hlášení změn na webu justice.cz, který po uložení zašlu spolu se zápisem z VH datovkou na soud. Zápis pouze předtím nechám na poště převést do el. podoby (tzv. autorizovaná konverze – tu si člověk nesmí udělat sám). Je to tak správně?
Otázka: V jaké lhůtě od konání VH (nebo od vyhotovení zápisu z ní) musím změnový formulář soudu odeslat?
Doplňující dotazy:
Věcný dotaz k intervalu mezi VH: Je možno ve stanovách spolku neuvádět maximální interval mezi konáním jednotlivých VH a ponechat ho na svolání předsedy? Pokud max. interval mezi VH být určen musí, jaký nejvyšší lze použít – 3 roky?
Věcný dotaz k délce volebního období výboru: Na jaké období lze v souladu s NOZ ve stanovách určit volební období členů výboru – 3 nebo lze i 5 let? Nebo ho není třeba uvádět vůbec?
Děkuji za Vaši pomoc. J. Malá, Club pro Informační Společnost, IČO 26624001
Doplním, že informace jsem čerpala především odsud:
INFORMACE o změně právní úpravy sdružovacího práva od 1. ledna 2014
http://portal.justice.cz/Justice2/soubor.aspx?id=104167
Podání do veřejného rejstříku
https://or.justice.cz/ias/ui/podani
Jak správně založit spolek
http://www.eps.cz/poradna/kategorie/obcanska-sdruzeni-zalozeni-fungovan…
Odpověď:
Dobrý den na formuláři musí být ověřený podpis osoby oprávněné návrh za spolek podat, na dokumentech přikládaných nikoliv. VH nemusí probíhat za účasti notáře.
ad 1)
Datová schránka je jistě velká výhoda, nicméně dejte pozor na to, že vzhledem k tomu, že nejde o datovou schránku spolku, bude nezbytné, abyste k návrhu na zápis změn připojila i svůj zaručený elektronický podpis a na plné moci, kterou budete zplnomocněna k podání návrhu, musí být ověřený podpis statutárního orgánu spolku (podle toho, kdy vzniká funkce nově zvoleného statutárního orgánu dle Vašich stanov, to bude podpis stávajícího nebo nově zvoleného statutárního orgánu).
Zápis z VH: Lhůta pro vyhotovení zápisu z VH je 30 dnů od jejího ukončení (viz. ustanovení § 254 NOZ). Podpisy pod zápisem nemusí být ověřené. Zákonem není stanoveno, kdo má zápis podepsat. Za jeho vyhotovení odpovídá statutární orgán spolku a není-li možné, aby zajistil jeho vyhotovení statutární orgán, pak jej má zajistit ten, kdo zasedání předsedal nebo ten, koho tím VH pověřila (rovněž ustanovení § 254 NOZ). Zda zápis podepisuje stávající statutární orgán nebo nově zvolený statutární orgán, záleží na tom, jakým okamžikem vzniká funkce nově zvoleného orgánu podle Vašich stanov. Pokud to Vaše stanovy neupravují, pak doporučuji, aby zápis podepsaly oba statutární orgány. Budete mít jistotu, že nebude možné zpochybnit platnost zápisu z důvodu chybějícího podpisu relevantního orgánu.
ad 2)
Zápis z VH necháte převést do elektronické podoby autorizovanou konverzí a stejně tak všechny ostatní přílohy - při změně stanov (název zcela jistě a sídlo možná) musíte přiložit dokument, který zachycuje provedené změny stanov a o jehož schválení VH hlasovala (jeho prostřednictvím byly stanovy změněny), při změně sídla také právní titul k užívání prostor, v nichž se sídlo nachází (nájemní smlouvu nebo prohlášení vlastníka, že souhlasí s umístěním sídla - s ověřeným podpisem vlastníka), a pokud budete chtít rovnou zapsat nově zvolený statutární orgán, musíte k návrhu připojit také souhlasy nově zvolených členů orgánu se zápisem do rejstříku (s jejich ověřenými podpisy) a čestné prohlášení nově zvolených členů orgánu o způsobilosti k výkonu funkce, do níž byly zvoleni. Přehled doporučených příloh najdete na webu rejstříkového soudu u informací k podání návrhu na zápis a změnu zápisu ve veřejných rejstřících - na odkazu v dalším řádku
https://or.justice.cz/ias/ui/podani
Návrh na změnu zápisu má být podán bez zbytečného odkladu potom, co nastanou skutečnosti, které mají být zapsány. Není tedy určena přesná lhůta. Pouze po uplynutí 15-ti dnů od skutečnosti, která má být zapsána, má pak právo podat návrh nejen osoba, jíž se zápis týká, ale i každá osoba, která má na zápisu skutečnosti do spolkového rejstříku právní zájem a doloží skutečnosti, které mají být zapsány.
ad Doplňující dotazy:
K intervalu mezi VH - Myslím, že maximální interval mezi jednotlivými zasedáními VH může být stanoven tak, že je ponecháno na předsedovi, kdy VH svolá (např. formulací, že svolává VH "podle potřeby"). Na druhou stranu, upozorňuji, že to nemusí být praktické. Povinnost svolat valnou hromadu v určitém intervalu, zajišťuje členům spolku možnost ovlivňovat, co se ve spolku děje. Jestliže se předsedou spolku stane někdo, kdo bude chtít eliminovat vliv členů spolku na to, jak spolek řídí, pak v případě, že ze stanov nemá povinnost svolat valnou hromadu, má cestu svým záměrům otevřenou. Doporučila bych tedy ponechat lhůtu delší (třeba i 3 roky), ale nějakou lhůtu stanovit. Na schůzi valné hromady, se členové mají dozvědět, jak spolek a jeho orgány fungují, co kdo vykonal, jaký je stav hospodaření... 3 roky, jsou pro tento případ, myslím, až dost. Maximální délka intervalu však stanovena zákonem není.
K volebnímu (funkčnímu) období výboru: Funkční období volených orgánů spolku (tj. i výboru), pokud není určeno stanovami jinak, je ze zákona pětileté (viz. ustanovení § 246 NOZ). Stanovy mohou určit funkční období delší i kratší, podle potřeb spolku. Pokud neurčí nic, použije se zákonná úprava - tj. 5 let.
Mgr. Alena Hájková