ZÁPIS DO REJSTŘÍKU SPOLKŮ A ULOŽENÍ DO SBÍRKY LISTIN
Zápis, změna nebo výmaz zápisu ve veřejném rejstříku, které provádí soud, musí být podány výlučně prostřednictvím elektronicky vyplněného formuláře na internetových stránkách Ministerstva spravedlnosti (dále jen "inteligentní formuláře") na stránkách justice.cz (konkrétně: https://or.justice.cz/ias/ui/podani).
Návrh na zápis musí být doložen listinami o skutečnostech, které mají být do veřejného rejstříku zapsány, a listinami, které se zakládají do sbírky listin v souvislosti s tímto zápisem. Listiny musí být doložené v elektronické podobě ve formátu PDF.
Můžete je poslat:
- elektronicky přes datovou schránku.
Podání s listinami zaslané datovou schránkou podepsáno elektronickým podpisem být nemusí. To však platí pouze v případě, kdy jsou listiny zasílány z datové schránky osoby, která je ve veřejném rejstříku právnických a fyzických osoba zapsána, a které se založení do Sbírky listin týká. Pokud jsou listiny zasílány z datové schránky jiné osoby (např. advokát, účetní firma atd.) musí být podepsány uznávaným elektronickým podpisem nebo musí být přiložena elektronicky podepsaná plná moc, popř. plná moc, která byla autorizovaně konvertována, event. odkaz na plnou moc, která je již u soudu založena.
- na elektronickou adresu soudu (emailem).
- přes on-line formulář na stránkách justice.cz - https://or.justice.cz/ias/ui/podani.
- přes webovou aplikací ePodatelna dostupnou z www.justice.cz.
Podání s listinami zaslané emailem, prostřednictvím online podání nebo webovou aplikací ePodatelna musí být podepsáno uznávaným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb.(možno provést na Czech POINTECH)
- na technických nosičích dat CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD+R, DVD-RW, DVD+RW
K technickým nosičům dat musí být přiložen průvodní dopis, který vlastnoručně podepíše statutární orgán. Pokud listinu zasílá jiná než zapsané osoba (advokát, účetní firma atd.), musí být přiložena podepsaná plná moc nebo odkaz na plnou moc, která je již u soudu založena.
Více informací najdete přímo na stránkách Ministerstva spravedlnosti https://or.justice.cz/ias/ui/specifikaceSL
Díky novele zákona o soudních poplatcích z roku 2016 se osvobozuje od poplatků zápis údajů o spolku, pobočném spolku, nadaci, nadačním fondu, ústavu a obecně prospěšné společnosti do veřejného rejstříku nebo jeho změny. (Zákon č. 549/1991 Sb. §11 odst.8 j) )
CO SE ZAPISUJE:
REJSTŘÍK SPOLKŮ
Do rejstříku spolků se zapisují:
- spolky
- pobočné spolky
- zahraniční spolky, vyvíjející činnost na území České republiky
- zahraniční pobočné spolky
Údaje zapisované do rejstříku spolků jsou:
- jméno
- sídlo
- předmět činnosti/vymezení účelu
- právní forma právnické osoby
- den vzniku a zániku právnické osoby
- IČ
- název statutárního orgánu
- počet členů statutárního orgánu
- jméno, adresa bydliště, datum narození, datum vzniku a zániku funkce statutárního orgánu
- způsob, jak za právnickou osobu statutární orgán jedná
- název nejvyššího orgánu
- předmět vedlejší hospodářské činnosti, je-li vykonávána
- je-li zřízen podle stanov kontrolní orgán, pak, počet členů, jméno, adresa, datum narození, datum vzniku a zániku funkce
- je-li zřízena podle stanov rozhodčí komise, pak počet členů, jméno, adresa, datum narození, datum vzniku a zániku funkce
- název, sídlo a identifikační číslo všech jeho pobočných spolků
Do spolkového rejstříku se o pobočném spolku zapíše také:
- název, sídlo a IČ hlavního spolku,
- rozsah jeho práv a povinností podle stanov hlavního spolku, jakož i rozsah ručení hlavního spolku za dluhy pobočného spolku podle stanov hlavního spolku
SBÍRKA LISTIN
K návrhu na zápis do veřejného rejstříku je třeba doložit listiny o skutečnostech, které mají být zapsány. Jedná se tedy o listiny, které prokazují skutečnosti, které navrhovatel navrhuje v návrhu na zápis do veřejného rejstříku zapsat.
Pozor, ověřte si, zda žádná část vámi poskytované listiny neobsahuje informace, které nemohou být podle zákona zveřejněny. V případě, že obsahuje, můžete spolu s návrhem na zápis do rejstříku navrhnout, aby listina byla znepřístupněna veřejnosti. V ideálním případě pak přiložte také listinu, kde jsou citlivé údaje znečitelněné (např. začerněné).
Pokud dochází k zápisu, změně nebo výmazu údajů o spolku ve sbírce listin, spolky zveřejňují zejména:
- stanovy,
- zápis osvědčující průběh ustavující schůze,
- zápis o rozhodnutí ustavující schůze o schválení stanov,
- zápis o rozhodnutí o změně stanov,
- listina osvědčující právní důvod užívání prostor, v nichž je umístěno sídlo spolku, jde-li
o prohlášení vlastníka nemovitosti, nesmí být starší 3 měsíců a podpis na něm musí být
úředně ověřen.
Statutární orgán:
- čestné prohlášení člena statutárního orgánu o způsobilosti být členem statutárního
orgánu,
- zápis o rozhodnutí nejvyššího orgánu o jmenování nebo odvolání člena statutárního
orgánu,
- prohlášení o odstoupení z funkce,
- pravomocné rozhodnutí soudu o odvolání z funkce člena statutárního orgánu,
- zápis o usnesení statutárního orgánu o dočasném pověření členem statutárního orgánu,
- zápis z jednání statutárního orgánu o kooptaci člena statutárního orgánu,
- listina osvědčující jinou změnu zapisovaného údaje.
Likvidátor:
- doklad o jmenování/povolání likvidátora,
- doklad o zániku funkce likvidátora,
- čestné prohlášení likvidátora, že splňuje podmínky způsobilosti být likvidátorem,
- pravomocné rozhodnutí soudu o zrušení spolku s likvidací,
- listina osvědčující jinou změnu zapisovaného údaje.
Pobočný spolek
- zápis rozhodnutí o změně stanov, kterým se zřizuje nebo ruší pobočný spolek,
- zápis rozhodnutí o změně stanov, kterým se mění rozsah práv a povinností pobočného
spolku a kterým se mění rozsah ručení hlavního spolku za dluhy pobočného spolku,
- listina osvědčující jinou změnu zapisovaného údaje.
Ostatní skutečnosti
Je-li spolek v řízení o zápisu do spolkového rejstříku zastoupen advokátem, nebo jiným
zástupcem, vždy se přikládá plná moc; podpis(y) osob(y), které ji jménem spolku udělily,
musí být úředně ověřen(y).
Jestliže se v rámci spolku zapisují do spolkového rejstříku jiné fyzické nebo právnické
osoby, musí navrhovatel přiložit
- písemné prohlášení, z něhož plyne souhlas zapisované fyzické nebo právnické osoby se
zápisem nebo změnou zápisu do spolkového rejstříku; podpis(y) na prohlášení musí být
úředně ověřen(y), nebo
- veřejnou listinu, z níž plyne souhlas této osoby s jejím zápisem do spolkového rejstříku.
Rozhodčí komise
- zápis o rozhodnutí valné hromady, jímž dochází ke zřízení rozhodčí komise,
- zápis o rozhodnutí valné hromady o jmenování nebo odvolání člena rozhodčí komise,
- čestné prohlášení člena rozhodčí komise o způsobilosti být členem rozhodčí komise,
- doklady osvědčující změnu adresy pro doručování podání v řízení před rozhodčí komisí.
Podrobnější výčet obvykle vyžadovaných listin najdete na stránkách justice.cz.
Spolky mají povinnost zveřejnit ve Sbírce listin také účetní závěrku. Více informací k účetní závěrce najdete zde: http://poradna.crdm.cz/ucetnictvi-spolku/spolek-a-ucetni-zaverka-878.
Pokud spolek nesplní svou zákonnou povinnost zveřejnění dokumentů ve sbírce listin může mu být uložena pořádková pokuta až do výše 100 000 Kč. (Zákon č. 304/2013 Sb. § 104).
Eva Beránková