Spolky a GDPR - východiska pro přípravu na účinnost Nařízení

Mnohé spolky se děsí nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), které má u nás vstoupit v platnost od května 2018, ale pokud již data zpracovávají, zas tak mnoho nového je nečeká.

Cílem Obecného nařízení o ochraně osobních údajů – (General Data Protection Regulation, dále jen GDPR) je především sjednotit, zpřesnit a aktualizovat pravidla ochrany osobních údajů v rámci členských států Evropské unie (EU).

Spolek a účetní závěrka

Spolky a pobočné spolky jsou, jako právnické osoby, podle Zákona o účetnictví považovány za účetní jednotky.

Většina spolků spadá do kategorie:

mikro účetní jednotka - aktiva celkem do 9 000 000 Kč, čistý obrat do 18 000 000, průměrný počet zaměstnanců do 10

nebo

malá účetní jednotka - aktiva celkem do 100 000 000 Kč, čistý obrat do 200 000 000, průměrný počet zaměstnanců do 50

Provedení změn zápisu ve spolkovém rejstříku - shrnutí praktických informací

Občanská sdružení považovaná za spolky mají povinnost:

  • do dvou let od účinnosti OZ – tj. do 1. 1. 2016 – přizpůsobit svůj název požadavkům OZ
  • do tří let od účinnosti OZ – tj. do 1. 1. 2017 – přizpůsobit stanovy požadavkům OZ a doručit je rejstříkovému soudu.

Pokud jste ještě změnu neprovedli, můžete si stáhnout přiložený podrobný materiál, který vám poradí, jak na to.

Pokud již máte hotovo, můžete si zkontrolovat, jestli jste již učinili vše, co požaduje OZ...

Povinnost evidence tržeb ve vztahu ke spolkům (pobočným spolkům)

Povinnost evidovat tržby je upravena zákonem č. 112/2016 Sb., o evidenci tržeb (dále jen „ZoET“), který je platný od 13. 4. 2016 a nabývá účinnosti postupně (ve čtyřech fázích) pro různé druhy činností.

Jako první se povinnost evidovat tržby stane účinnou pro ubytovací a stravovací služby, a to od 1. 12. 2016.

Principielně:

Dotazy k tématu

ZMĚNA ADRESY SPOLKU

Dobrý den, lze změnit adresu spolku na adresu. jíž je adresa bydliště člena spolku? Pokud se jedná o dům, kde je společenství vlastníků, má to vliv na požadované dokumenty při hlášení změny? Děkuji

Zveřejňování smluv v registru smluv

Dobrý den, jako spolek jsem obdrželi investiční dotaci od Krajského úřadu na vybudování oplocení. Spolek vybral dodavatele, uzavřel smlouvu a chtěl bych se zeptat, jestli se na zapsaný spolek vztahuje zákon o registru smluv a jestli musíme smlouvu zveřejnit. Děkuji.

Dopad GDPR na rezervační systém

Dobrý den, jsme amatérské divadlo, fungující jako zapsaný spolek. Divadlo hrajeme bez nároků na honorář a jsme neziskovou organizací. Hrajeme ale poměrně často (cca 8 - 10 představení do měsíce) a k rezervaci vstupenek využíváme vlastní rezervační systém, kde od diváků požadujeme jméno a příjmení, telefon a email (lze jej vidět na www.divadlov.cz). Můžete mi prosím nastínit, jaké bude mít zavedení GDPR pro nás dopady? Děkuji.

Náležitosti prezenční listiny

Dobrý den,
mám dotaz ohledně správného vedení prezenční listiny spolku, která je velmi důležitá z důvodu prokázání usnášenischnopnosti členské schůze spolku. Prezenční listinu vyžadují i krajské soudy z důvodu zápisu statutárního orgánu do veřejného rejstříku.
Aby nedošlo k neoprávněnému zpracování osobních údajů, tak jsem se chtěla zeptat, jakým způsobem můžeme prezenční listinu vést:
a) připravit předem prezenční listinu, která bude obsahovat jméno a příjmení a členové se podepíší ke svému jménu,

GDPR a spolky, souhlas se zpracováním osobních údajů

Dobrý den,
obracím se na Vás s prosbou o radu ohledně GDPR.
Jsme registrovaný spolek a v současné době dělám inventuru dokladů týkající se osobních údajů. Vzhledem k tomu, že současné souhlasy a informace neobsahují všechny náležitosti, které musí mít souhlas a informace dle GDPR, připravuji pro všechny členy nové souhlasy se zpracováním osobních údajů a informaci o jejich zpracování.
Potřebuji se ujistit, zda mohu tyto souhlasy, vč. informací dát členům podepsat ještě před účinností Nařízení.

Dobrovolnická smlouva

Dobrý den,
obracím se na Vás s prosbou o radu. Pracuji v neziskové organizaci zabývající se náhradní rodinnou péčí a nyní kompletuji dobrovolnictví v rámci organizace. Potřebovala bych vědět, zda je nutné k dokumentaci každého dobrovolníka dokládat výpis z trestního rejstříku a lékařské potvrzení. Máme dobrovolníky, které jsou v organizaci i několik let, je třeba tyto dokumenty aktualizovat? Děkuji Vám, Ivana Jašková.

Převod spolku

Dobrý den,
prosím o radu ohledně převodu spolku. Naše firma má zájem koupit jachetní klub (spolek), nicméně jsme zjistili, že vlastnící dosud neuvedli spolek v souladu s NOZ, není tedy upravený název, stanovy, zkrátka na to nijak nezareagovali. Je možné převést spolek v tomto "stavu"? Pokud ano, jak má potom naše firma postupovat? Nebo nejdříve vlastníci musí uvést vše v souladu s NOZ a pak lze převádět?

Děkuji za odpověď

Změna činnosti

Dobrý den,
prosím o pomoc při řešení následující věci. Náš spolek má jako hlavní zájem ve stanovách uvedeno zajištění oprav kostela a získávání prostředků na tyto opravy. Jako doplňková činnost je uvedena péče o interiér kostela a jeho vybavení, údržba přilehlého okolí. Jak postupovat, kdyby se doplňková činnost měla stát činností hlavní? Je to důvod k zániku spolku a nutnost vytvoření nového, nebo postačí jen provést změnu ve stanovách a v názvu spolku?
Předem velice děkuji.
Dana Pletichová

Zadání zakázky spolkem

Jak zadávat zakázky pro opravy nebo údržbu nemovitého majetku spolku ? Je spolek vázán nějakou zákonnou normou při zadávání zakázek ?

Zákonné povinnosti spolku pro zveřejňování informací na webových stránkách

Dobrý den,
chtěla bych se zeptat, co musí spolek ze zákona zveřejňovat za informace na svých webových stránkách. Musíme mít na stránkách zveřejněny stanovy, výroční zprávy, zápisy z valné hromady apod.? Popřípadě ještě nějaké jiné dokumenty? Jak dlouho zpětně musíme informace na webových stránkách mít?

Děkuji za odpověď.

Historické fotografie - možnost použití

Dobrý den,
našemu spolku se podařilo získat soubor historických fotografií na kterých je zachycen život obce v období 50-90 let minulého století. Jsou na nich zachyceny převážně občané obce, kteří se zúčastnili různých veřejných akcí v té době. Někteří již samozřejmě nežijí. Máme v plánu vybrat ty nejlepší a udělat z nich prezentaci pro občany.
- máme písemný souhlas vlastníka a pořizovatele fotografií, na základě kterého s nimi můžeme nakládat
- na žádných fotografiích nejsou "dehonestující" pozice, výjevy

Povinnost vytvářet účetní závěrku

Dobrý den, pokud jsme zapsaný spolek s jednoduchým účetnictvím, který nemá v daném roce žádné zdanitelné příjmy, nemáme povinnost vytvářet účetní závěrku? Ani výroční zprávu? Nebo se má podat přehled o majetku a závazcích a přehled o příjmech a výdajích? Spolek jsme navíc převzali, je tam nějaká zpětná povinnost? Je tam v tomhle směru nějaká další povinnost, která mi potenciálně utekla?
Snažil jsem se to dohledat, ale našel jsem několik si navzájem odporujících interpretací. Předem moc děkuji, Michal Smetana

Převedení činnosti spolku na nový - fúze

Děkuji za odpověď - dotaz zveřejněn pod názvem Převedení činnosti spolku na nový. Rada- " fúze" by asi byla ideální, ale nebylo by možné poradit konkrétně, co pro to udělat? Starý spolek je zapsán bez stanov, bez orgánů. Stačí svolat schůzi spolku pod hlavičkou starého spolku, na něm zvolit předsedu , prohlásit, že členové tohoto spolku jsou zároveň členy nového spolku, že jediným majetkem starého spolku je hotovost a že schůze schválila fúzi s novým spolkem. Musel by na takovéto schůzi být notář?

Převedení činnosti spolku na nový

Dobrý den, sportovní klub (bez majetku pouze hotovost) chybně místo toho, aby po automatickém zápisu do rejstříku k 1.1.2014 uvedl spolek do souladu, založil v roce 2017 spolek s jiným IČO. Finanční hotovost původního spolku vložil na nově založený účet. Víme, že je to špatně, ale potřebovali bychom poradit co s tím. Ideální by byla likvidace původního spolku s právním následnictvím v novém. Spolek disponuje minimálními zdroji. Starý spolek nemá zapsány žádné osoby, které by mohli jednat, žádné stanovy. Můžete nám poradit jak z toho ven a co to bude asi stát?

Funkční období předsedy spolku

Dobrý den,

dne 6.5.2013 jsme založili občanské sdružení. Poté jsme ze zákona přešli na zapsaný spolek. Od začátku vzniku máme stejného předsedu. Od kterého data se počítá funkční období předsedy spolku? Je to od data vzniku o.s. nebo až od vzniku z.s.? Stanovy funkční období předsedy neupravují.
Děkuji za odpověď.

Datove schranky

Dobrý den, mám tri dotazy...
1) Zda je treba v pripade vedeni datove schranky nejak implementovat do stanov spolku zak. 300/2000Sb. nebo nejaky dalsi?

2) Ktere zakony resi e-prihlasku na letni tabor? A zda se ji nove tyky i GDPR?

3) Lze za ucetni zaverku u spolku, ktery vede dle zakona jednoduche ucetnictvi, povazovat zverejneni do sbirky listin Prehled o majetku a zavazcich?

Skutečný majitel spolku - zákon 253/2008 Sb.

Dobrý den,
prosím jakým způsobem splnit zákonnou povinnost a nahlásit skutečné vlastníky spolku? Je prosím k dispozici interaktivní formulář k doplnění nebo postačí vyplnit formou sdělení v rozsahu informací daných zákonem a podat na příslušný rejstříkový soud?
Děkuji a přeji krásný den
Šárka Kulhavá

— Šárka Kulhavá, Farma Naděje z.s.

Musím vést účetnictví?

Dobrý den, mám dotaz ohledně účetnictví spolku SRPŠ, jelikož nemáme žádný majetek ani závazky, hospodaříme s příspěvky příp. výdělky na akcích pro děti, musíme vést jednoduché ůčetnictví? nestačí jen pokladní kniha? Děkuji Martynková

Identifikace skutečných majitelů u spolku

Dobrý den,
měla bych na Vás dotaz ohledně identifikaci skutečných majitelů u našeho spolku. Jsme nově založený spolek, máme tři členy (tedy tři zakladatele). Nejvyšší orgán je členská schůze a statutarní orgán je předseda. Řeším teď otázku, zda jsme schopni indentifikovat své skutečné majitelé nebo nejsme? Myslím si, že spolek by asi neměl být schopen takto určit své majitele. Ale dle zákona č.253/2008 Sb, o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti si nejsem jistá, jelikož v jednom dokumentu, který mám vyplnit je na výběr:

Seznam členů spolku a GDPR

27. 10. 2017 Prosím pěkně, nejrůznější zprávy kolem blížící se platnosti evropské normy GDPR ve mně vzbudily velkou obavu o náš členský adresář, který bezvýhradně potřebujeme jak pro kontakty se současnými členy, tak i se členy bývalými! Jsme odborný spolek a na své i již bývalé členy stále udržujeme spojení, lidé i zvenčí se shánějí po odborných poradách a historických znalostech - osvětlení z poradny GDPR, že se musí záznamy bývalých členů bez dalšího mazat, mne zásadně rozhodilo.

Musí mít spolek určeného konkrétního předsedu?

Dobrý den, před několika lety jsme s kamarádkama založili o.s. a posléze přepsali na z.s.. Nyní jsme ve fázi, kdy naše předsedkyně potřebuje fyzickou i psychickou pausu a proto bych potřebovala poradit jak v tomto případě jednat? Musí mít spolek určeného konkrétního předsedu, místopředsedu a pokladníka? Nemůžeme se na těchto funkcích podílet jak se to komu zrovna časově hodí? Je nás 7členek. Budeme muset přepisovat stanovy, které jsme měli zbytečně komplikovaně napsané, tak raději zjištuji jaké máme možnosti...Předem velice děkuji za odpověď a přeji krásný den Bohdana

Věk předsedy

Dobrý den,
rád bych se chtěl prosím zeptat, jaký musí mít minimální věk předseda, popř. kandidát na předsedu spolku?
Děkuji.

Jak zvolit orgány spolku?

Dobrý den,
chtěli bychom založit spolek, který bude rozvíjet kulturní prostřední v našem městě. Zatím jsme tři, jak nejlépe zvolit orgány spolku? Můžeme mít předsedu, výbor a ekonoma/pokladníka? Čl. schůze by se tedy rovnaly zasedání výboru?

Děkuji
Tereza Součková

Zápisy a ochrana osobních údajů

Dobrý den,

mám dotaz ohledně zápisů z jednání a ochrany osobních údajů. Na jednání všech našich orgánů pořizujeme zápisy shrnující jednání a následná rozhodnutí. Zápisy po schválení umisťujeme na interní web, kam mají přístup vedoucí oddílů a činovníci. Těchto osob je větší množství a není tedy možné hlídat to, zda někdo zápis nestáhne a neposkytne třetím osobám.

Spolek - hlavní a vedlejší činnost?

Dobrý den, v účelu a cíli spolku máme pořádání vinobraní. Hlavní činnost. Nakoupíme burčák a prodáváme ho. Rozdíl mezi cenou nákupu a prodeje použijeme na uhrazení např. zvučení akce. Rozdíl není velký. Cimbálku hradíme částečně ze vstupného a částečně z dotace městského úřadu.
Jelikož hlavní činnost je pořádání vinobraní = vstupné a prodej burčáku a následně proúčtování hudební produkce, je to jistě stále hlavní činnost :-). Je to jednou za rok, takže to nemůže být vedlejší, nepodnikáme v tom.
Děkuji za odpověď.
Renáta Michálková

organizační struktura spolku

Jak vyřešit strukturu spolku, který má více podřízených sekcí? Je zde problematika, přihlášek, placení příspěvků, vedení účtů.

lhůty pro odpověď, práva členů spolku

Lze sdělit nějaké lhůty pro odpověď (vyřízení žádosti) vedení spolku na žádost člena spolku (obtěžující notorický stěžovatel). Lhůty pro spolky jsem nikde nenašel! Také jak se postavit k žádosti člena spolku o předání fotokopií všech účetních dokladů spolku pět let zpětně (tak chápe právo nahlížet do dokladů spolku)!

Odpovědnost výboru spolku za škodu

Dobrý den,

prosím o vysvětlení, do jaké míry zodpovídá náš spolek a jeho výbor za škodu, která vznikne v souvislosti s jeho činností. Pořádáme letní tábor pro děti a různé další akce během roku.

Nenašli jste odpověď?

Prohledali jste všechna témata a stále nemůžete najít odpověď na svoji otázku?
Zkuste položit dotaz.

Položit dotaz