Náležitosti prezenční listiny

Dobrý den,
mám dotaz ohledně správného vedení prezenční listiny spolku, která je velmi důležitá z důvodu prokázání usnášenischnopnosti členské schůze spolku. Prezenční listinu vyžadují i krajské soudy z důvodu zápisu statutárního orgánu do veřejného rejstříku.
Aby nedošlo k neoprávněnému zpracování osobních údajů, tak jsem se chtěla zeptat, jakým způsobem můžeme prezenční listinu vést:
a) připravit předem prezenční listinu, která bude obsahovat jméno a příjmení a členové se podepíší ke svému jménu,
b) nebo bude vhodnější, aby si každý člen napsal hůlkovým písmem své jméno a příjmení a k tomu přidal podpis,
c) stačí na prezenční listině jenom podpis člena bez uvedení dalších osobních údajů, V tomto případě uvést do zápisu z členské schůze, že bylo přítomno x členů z celkového počtu x členů a tím je schůze usnášenischopná.

Děkuji za odpověď Miluše Otáhalová

— Miluše Otáhalová, Klub důchodců Velké Pavlovice

Odpověď:

Dobrý den,

vyhotovení prezenční listiny při zasedání orgánu spolku z hlediska oprávnění k zpracování osobních údajů spadá do kategorie „zákonné licence“. To je– pro její vyhotovení a uvedení osobních údajů členů spolku v ní není třeba získávat zvlášť souhlas dotčených osob, protože tyto osobní údaje jsou zpracovány pro vnitřní potřeby spolku, potažmo k prokázání usnášeníschopnosti orgánů spolku v době rozhodování, a tedy ze zákonem daného důvodu. Všechny tři uvedené formy je možné využít, u poslední z nich však bude vypovídací hodnota prezenční listiny minimální, protože bude zpětně těžké identifikovat, kdo se na prezenční listinu podepsal. Upřednostněte tedy některou z prvních dvou uvedených forem, buď připojení podpisu k předtištěnému jménu, nebo zapsání jména a příjmení plus podpisu člena spolku. Žádné další identifikační údaje není potřeba v prezenční listině uvádět. Náležitosti prezenční listiny ze zasedání orgánů spolku zákon nestanoví. Nestanoví ani povinnost prezenční listinu vyhotovovat. Její vyhotovení i obsah je tedy čistě na vůli spolku (popř. to může být upraveno ve stanovách, které je v tom případě třeba plně respektovat). Pokud stanovy takovou povinnost neurčují, stačí uvést souhrnné údaje nezbytné pro stanovení usnášeníschopnosti orgánu a počet hlasujících členů do zápisu ze zasedání orgánu spolku (např. způsobem, který uvádíte v závěru dotazu). Prezenční listinu rejstříkovému soudu není možné bez dalšího předkládat, a to ani v případě, že o její doplnění soud požádá. Není výjimkou, že rejstříkové soudy předložení prezenční listiny vyžadují, nemusí to ale být oprávněný požadavek. Situaci je třeba posuzovat jednotlivě. Principiálně ale platí, že bez výslovného souhlasu člena nemůže spolek prezenční listinu předat soudu, protože tento úkon není užitím osobních údajů člena pro vnitřní potřebu spolku a rovněž nejde o zákonnou povinnost spolku (zákon povinnost předložit k návrhu na zápis do veřejného rejstříku prezenční listinu členů přítomných na zasedání orgánu spolku neukládá). Předložit prezenční listinu soudu může tedy spolek jen na základě udělení souhlasu všech zúčastněných členů spolku.

Pro úplnost: I kdyby byl orgán spolku při svém zasedání neusnášeníschopný z důvodu nedostatečného počtu zúčastněných členů, pak, nevyplývá-li tato skutečnost ze zápisu ze zasedání orgánu (aby mohl soud vytknout tuto vadu v rámci rejstříkového řízení a případně zamítnout návrh na zápis skutečností, které se navrhují, z důvodu, že skutečnosti nebyly prokázány), není soud subjektem, který má usnášeníschopnost orgánu spolku posuzovat na základě obsahu prezenční listiny (snad jen pokud by její vyhotovení a předložení soudu určily stanovy spolku). Pouze člen spolku nebo osoba, která na tom osvědčí právní zájem, může u soudu namítnout neplatnost rozhodnutí z důvodu neusnášeníschopnosti orgánu, který je vydal, a to zvláštním podáním v této věci. Pokud soud činí jinak, pak bez ohledu na možný negativní dopad věci na členy dotčeného spolku, postupuje v rozporu s ustanoveními OZ upravujícími právní poměry spolků a základními zásadami spolkového práva.

AK Mgr. Alena Hájková

Poslední revize: 5. 4. 2018

Komentář

Přidat komentář

Povinné, nezobrazí se.

Ochrana proti spamu.

Nenašli jste odpověď?

Prohledali jste všechna témata a stále nemůžete najít odpověď na svoji otázku?
Zkuste položit dotaz.

Položit dotaz